Total Cost of Ownership (TCO): 3 tips voor productie- of assemblagebedrijven

De kunst van slim inkopen is verder kijken dan alleen de prijs. Neem ook andere kosten mee. Dat kan via de aanpak Total Cost of Ownership (TCO). In dit artikel helpen wij u op weg om TCO bij een productie- of assemblagebedrijf toe te passen. 

Het is verleidelijk om groot in te kopen, louter op basis van prijs. Tegelijk is het de vraag of u uw collega’s buiten inkoop daarmee een dienst bewijst. Want het risico op inefficiency en verborgen kosten is levensgroot.

Veel kosten blijven verborgen. Denk aan de kosten voor het invullen van orderformulieren, daadwerkelijk bestellen, selecteren van leveranciers en kwaliteitscontroles. Hetzelfde geldt voor kosten voor administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van inkomende orders, pakbonnen en facturen. En dan hebben we het nog niet gehad over kosten voor onderhoud, opslag en ICT.

Als u deze kosten ook meeneemt valt een component, hardware of machine ineens een stuk duurder uit dan gedacht. Zulke onaangename verrassingen kunt u voorkomen. Met de TCO-aanpak brengt u zoveel mogelijk directe en indirecte kosten in kaart. In elke branche levert dit een ander rijtje kostenposten op. Bij productie- of assemblagebedrijven zijn dat bijvoorbeeld:

  • Voorraadkosten
  • Opslagkosten
  • Onderhoudskosten
  • Reparatiekosten
  • Garanties en certificeringskosten
  • Research & development kosten
  • Afval- en afvoerkosten
  • Personeelskosten
  • Distributiekosten
  • Afschrijvingen
  • Belastingen
  • Financieringskosten
  • Verzekeringen

Probeer uw kosten zo exact mogelijk te bepalen. Dit zorgt ervoor dat u bij de inkoop kunt kiezen op basis van werkelijke kosten onder de streep. Bovendien geeft de TCO-aanpak uw bedrijf inzicht in waar onnodige kosten zitten. Dit stelt u in staat om tot betere bedrijfsprocessen te komen en de kosten nog verder te laten dalen.

Drie tips om te starten met Total Cost of Ownership

Tip 1: Optimaliseer uw voorraad

Voorraden kosten geld. Het opslaan zelf is een kostenpost en u loopt het risico op voorraadverlies. Bovendien zijn er personeelskosten mee gemoeid. Die blijven vaak verborgen. Denk aan de tijd die verloren kan gaan aan het zoeken naar materialen. Total Cost of Ownerschip helpt u inzicht te krijgen in uw kosten en knelpunten, zodat u uw voorraad efficiënter kunt inrichten. Om dit toe te passen kunt u de volgende stappen aanhouden.

Breng de huidige voorraad precies in kaart

Productie- of assemblagebedrijven streven naar een optimale voorraad voor het bouwen van een product of machine. U wilt voldoende in huis hebben om te kunnen blijven produceren. Tegelijk wilt u niet te veel hebben, waardoor het u in de weg gaat zitten. Het inzicht in uw optimale voorraad begint bij weten wat u in huis heeft. We zien nog te vaak dat dit niet precies bekend is. Bepaal exact wat u aan voorraad heeft en trek de dode voorraad (onbruikbare/verouderde producten) daarvan af. Vraag u vervolgens af wat u nodig heeft om zonder onderbreking door te produceren. Met inzicht in wat voor een optimale voorraad nodig is, kunt u uw toekomstige inkopen beter inplannen. Zo kunt u de totale kosten van het produceren zo laag mogelijk houden.

Stem uw inkopen af op wat u bij het bouwen nodig heeft (just-in-time delivery)

Bij de TCO-aanpak gaat het om het terugbrengen van de totale kosten. Bij voorraden vraagt dat om een goede timing. Het is belangrijk dat u weet wat uw bestelhoeveelheden en -momenten zijn. Afhankelijk van wat u gaat bouwen weet u wat u het komende jaar te wachten staat. Stem uw inkopen daar zoveel mogelijk op af. Zorg ervoor dat u uw ingekochte producten krijgt zodra u ze nodig heeft. Deze in onze branche populaire ‘just-in-time delivery’ heeft als voordeel dat u geen onnodige kosten maakt en overzicht houdt.

Ga na of uw onderdelen en componenten liggen waar ze moeten liggen (point-of-use)

Voor efficiënt produceren is essentieel dat alle benodigde onderdelen en componenten op de juiste plek liggen. Assemblagebedrijven passen dit principe al tientallen jaren toe. Zij voorkomen zo onnodige kosten om voorraden binnen het bedrijf op de juiste plek te krijgen. Een schroefje dat alleen in het begin van de productielijn nodig is hoeft niet overal te liggen. Andersom wil je onderdelen die overal nodig zijn niet altijd vanuit één verre centrale plek aanvoeren.

Point of use voorraden

Streef naar een optimaal logistiek systeem

Vanwege bulkkortingen is het verleidelijk om onderdelen voor de productie groot in te kopen. Dit neemt echter risico’s met zich mee, zoals verlies van productiviteit, voorraadverlies en nadelen voor de cashflow. Ga voor uw situatie na welke logistiek optimaal is: hoeveel heeft u op welk moment en waar nodig? Het optimaal inrichten van uw logistiek helpt u na te gaan wat voor u optimale voorraden zijn.

Tip 2: Optimaliseer het leveranciersbestand

Materialen of onderdelen voor uw productie komen vaak van veel leveranciers. Werken met verschillende leveranciers maakt u minder afhankelijk, maar het heeft ook een keerzijde. Elke leverancier vereist aandacht. Dat kost tijd. Zo moet u de artikel- en bestelgegevens in uw systemen bijhouden en maakt u prijs- en leveringsafspraken. Al deze verborgen uren verhogen, vaak ongemerkt, de kosten.

Dit voorkomt u door uw leveranciersbestand te optimaliseren. Dit kunt u doen aan de hand van de volgende stappen.

  • Breng uw leveranciers in kaart
  • Rank de leveranciers op basis van invloed op de omzet, prestaties en productcategorie (doorslaggevend voor uw eindproduct)
  • Controleer of er leveranciers zijn die elkaar overlappen
  • Stel vast welke leveranciers veel aandacht nodig hebben, welke vervangen kunnen worden en welke risico’s vormen
  • Reduceer het aantal leveranciers

Extra tip: start met routineproducten

Snijden in het leveranciersbestand staat bij bedrijven niet altijd bovenaan het lijstje. Toch is hier een ‘quick win’ te behalen. Het aankopen van routineproducten (zoals C-parts) neemt 80 procent van de beschikbare mens- en systeemcapaciteit van de inkoopafdeling in beslag, terwijl routineproducten slechts 20 procent van de productwaarde vertegenwoordigen. De tijd die u bespaart door met minder leveranciers te werken, levert u onderaan de streep een forse geldbesparing op. Daarnaast heeft uw inkoopafdeling meer tijd om processen te verbeteren met partijen die doorslaggevend zijn voor uw eindproducten. Dat is Total Cost of Ownership in optima forma.

Tip 3: Borg de kwaliteit van producten

De kwaliteit van onderdelen en componenten is voor productie- en assemblagebedrijven essentieel. Als onderdelen of componenten onvoldoende van kwaliteit zijn kan dat desastreuze gevolgen hebben. Denk aan downtime, vertragingen in de productie of reputatieschade. Een terugroepactie is een nachtmerrie.

Dit kunt u voorkomen door te investeren in kwaliteitsbewaking van aangeleverde onderdelen en componenten. Ook dat kunt u het beste op een gestructureerde wijze doen.

Breng per onderdeel, product en assemblage in kaart aan welke normen het moet voldoen

Probeer helder te krijgen aan welke kwaliteitsnormen elk onderdeel of component moet voldoen. Ga na of u daar een goed beeld van heeft.

Evalueer uw leveranciers

Achterhaal alle (nog niet bekende) kwaliteitsnormen van onderdelen en componenten, bijvoorbeeld via een audit van uw leveranciers. Dit kan mooi aansluiten bij het optimaliseren van het leveranciersbestand (Tip 2). Voldoen producten van een leverancier niet aan uw kwaliteitseisen? Dan kunt u op basis daarvan keuzes bij het optimaliseren van het leveranciersbestand verantwoorden. Laat indien mogelijk uw leverancier aantonen dat de kwaliteit geborgd is.

Stel eisen

Stel bij leveranciers per product eisen voor de kwaliteit. Kies voor hoge kwaliteitseisen daar waar ze belangrijk zijn. Niet elk artikel hoeft aan de allerhoogste normen te voldoen. Als u de lat voor de kwaliteit onnodig hoog legt, betaalt u een te hoge prijs. De Total Cost of Ownership wordt dan te hoog.

Besteed kwaliteitscontrole eventueel uit

Geen enkele leverancier levert hetzelfde kwaliteitsniveau. Zo zie je grote verschillen in in- en uitgangscontroles. Per leverancier de kwaliteit bewaken is een tijdrovende klus, waardoor de kosten kunnen oplopen. Het kan voordelen bieden om kwaliteitscontroles van onderdelen en componenten onder te brengen bij één supply chain partner.

Aan de slag met Total Cost of Ownership in uw organisatie?

Total Cost of Ownership helpt productie- en assemblagebedrijven veel kostenbewuster te werken. Om er een succes van te maken zult u deze aanpak tot in de puntjes moeten doorvoeren. Dit loont de moeite. Want het verlaagt de kosten én verbetert de bedrijfsprocessen. Dit vertaalt zich uiteindelijk in een beter resultaat.

Het in kaart brengen van uw voorraden en leveranciersbestand zijn goede eerste stappen voor het invoeren van Total Cost of Ownership. Dit kunt u combineren met het efficiënter inrichten van kwaliteitsbewaking, waarmee u onverwachte kosten voorkomt.

Heeft u vragen over Total Cost of Ownership of het invoeren daarvan in uw bedrijf? Aarzel dan niet en neem contact met ons op. Als toeleverancier van C-parts en maatwerk componenten omarmen wij de TCO-aanpak al jaren en denken dagelijks met klanten mee over het verlagen van de totale kosten.