De Total Cost of Ownership (TCO) van uw organisatie verlagen: waar let u op? [3 tips]

Organisaties zijn voortdurend op zoek naar mogelijkheden om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Minder waste, minder overbodige handelingen, minder vaak heen en weer lopen door het magazijn en optimaliseren van inkoopprocessen, zijn slechts enkele voorbeelden wat kan leiden tot efficiëntere bedrijfsvoering. Toch wordt hier door te veel inkoopafdelingen niet vaak bij stilgestaan. Materialen, hardware, software en onderdelen die nodig zijn voor bedrijfsvoering worden in groten getale ingekocht op basis van prijs, met vaak inefficiëntie en extra verborgen kosten tot gevolg.

Maar, wat als u alle kosten in kaart brengt in plaats van slechts de inkoopprijzen? We spreken dan over de Total Cost of Ownership van een product. Heeft u een goed beeld van alle directe en indirecte kosten? Dan is het mogelijk om bepaalde bedrijfsprocessen te optimaliseren waardoor kosten, toegeschreven aan een product, kunnen dalen of productiviteit kan stijgen. Klinkt goed toch? Maar, waar let u op? In dit artikel geven we inzichten in de Total Cost of Ownership van producerende -en assemblagebedrijven. En na het lezen kunt u zelf stappen zetten voor een Total Cost of Ownership integratie in uw organisatie.

Waarom Total Cost of Ownership in uw organisatie?

Weet u wat alle kostenposten zijn, zoals het inkopen van producten en alle extra kosten die daarbij komen kijken? Kosten zoals bijvoorbeeld alle uren die nodig zijn voor het invullen van orderformulieren, het daadwerkelijk bestellen, het selecteren van leveranciers, kwaliteitscontroles of administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van inkomende orders, pakbonnen en facturen. En dan hebben we nog niet eens gesproken over het onderhoud van het machinepark, inter- en intranet systemen en panden. Een component, hardware of machine wordt dan ineens toch een stuk duurder wanneer u deze verborgen kosten ook in beschouwing neemt. Door Total Cost of Ownership zo goed mogelijk toe te passen binnen uw organisatie weet u welke kosten worden toegeschreven aan het eindproduct en kunt u de kansen spotten om de Total Cost of Ownership van een product te laten dalen.

Belangrijke facetten van Total Cost of Ownership (TCO) bij producerende- en assemblagebedrijven

Iedere branche heeft specifieke facetten die parten spelen bij Total Cost of Ownership. Een IT-dienst heeft andere aanschafkosten en operationele kosten vergeleken met producerende- en assemblagebedrijven. Voorbeelden die onderdeel zijn van Total Cost of Ownership bij producerende- en assemblagebedrijven zijn:

  • Voorraadkosten
  • Opslagkosten
  • Onderhoudskosten
  • Reparatiekosten
  • Garanties en certificeringskosten
  • Research & development kosten
  • Afval- en afvoerkosten
  • Personeelskosten
  • Distributiekosten
  • Afschrijvingen
  • Belastingen
  • Financieringskosten
  • Verzekeringen

Hoe u deze onderdelen kunt optimaliseren om de Total Cost of Ownership te verlagen leest u in het volgende hoofdstuk.

3 tips om de Total Cost of Ownership te verlagen binnen uw organisatie

1. Voorraadoptimalisatie

Door inefficiënties uit de bevoorradingsketen te halen, kunnen productie- en assemblagebedrijven de voorraadniveaus sterk optimaliseren. Voorraden kosten geld. Enerzijds door opslagkosten en het risico op voorraadverlies. Anderzijds door verborgen kosten zoals personeelskosten, die zich bijvoorbeeld kunnen uiten in het overbodig zoeken naar materialen. Het optimaliseren van voorraden verlaagt de Total Cost of Ownership van uw producten.

Elke organisatie is uniek, waardoor er nooit een pasklare oplossing voorhanden is. Toch zijn er een aantal zaken waar u direct mee kunt starten om uw voorraad te optimaliseren.

Breng de huidige voorraad in kaart

Het klinkt misschien als een open deur, maar door de huidige voorraad in kaart te brengen, bent u in staat om de voorraadniveaus te optimaliseren. U moet immers weten wat er op voorraad is, voordat u daadwerkelijk kunt optimaliseren. We zien te vaak dat dit niet gedaan wordt. Productie- of assemblagebedrijven weten precies welke artikelen nodig zijn voor het bouwen van een product of machine. Na het in kaart brengen van de huidige voorraad, weet u precies hoeveel dode voorraad in het magazijn ligt en hoeveel onderdelen nodig zijn om door te produceren zonder dat het de productie beïnvloedt. Toekomstige inkopen kunt u vanaf nu beter afstemmen en uiteindelijk daalt hierdoor de Total Cost of Ownership van uw productie.

Bereken hoeveel u produceert

Productie- en assemblagebedrijven weten vaak hoeveel producten zij in een jaar bouwen. Uw inkopen kunt u hierop afstemmen. Het heeft namelijk geen zin om in het begin van het jaar het hele magazijn vol te leggen met onderdelen en componenten. Just-in-time delivery is niet voor niets een welbekende en omarmde methode in onze branche. Bekijk eens kritisch hoeveel u produceert binnen een bepaald tijdsbestek, stem uw inkopen hierop af. In lijn met denken in TCO is het dus van belang om de meest ideale bestelhoeveelheid en -momenten te bepalen.

Point-of-Use voorraden

‘’Efficiënter produceren doordat alle benodigde onderdelen en componenten op de juiste plaats liggen in het productieproces’’, dat is niet gek bedacht. Assemblagebedrijven hebben deze methode al tientallen jaren geleden in haar productie geïmplementeerd. Het verlaagt de Total Cost of Ownership van de productie door het efficiënter produceren doordat overbodige handelingen uit het proces zijn geëlimineerd. Een schroefje dat alleen in het begin van de productielijn nodig is, hoeft niet overal te liggen. Andersom is het ook redzaam wanneer onderdelen die overal nodig zijn ook op meerdere plaatsen voorhanden zijn, in plaats van één centrale plek in de werkplaats.

Point of use voorraden

Een optimaal logistiek systeem

Het is verleidelijk om alle onderdelen die nodig zijn tijdens de productie in groten getale in te kopen. Hierdoor ontvangt u bulkkortingen van uw toeleveranciers. Er wordt in deze situatie echter alleen gekeken naar de integrale kostprijs en niet naar de Total Cost of Ownership van het product. Overige zaken zoals verlies van productieve werkuren, voorraadverlies en cashflow van de organisatie zijn hierbij niet in beschouwing genomen. Het optimaal inrichten van een logistiek systeem ten behoeve van voorraden geeft houvast aan uw inspanningen voor voorraad optimalisaties. Op den duur bent u hierdoor ook in staat om daadwerkelijk een positieve bijdrage te leveren aan de Total Cost of Ownership van uw productie.

2. Optimaliseer het leveranciersbestand

Materialen of onderdelen die nodig zijn voor uw productie komen vaak van veel verschillende leveranciers. Het is fijn om relaties op te bouwen met verschillende leveranciers, zodat u niet te afhankelijk bent van enkele partijen, maar het heeft ook een keerzijde. Elke leverancier vereist uw aandacht. Zo onderhoudt u de artikel- en bestelgegevens in uw systemen, maakt u prijs- en leveringsafspraken en koopt u per leverancier in. Al deze verborgen uren beïnvloeden de Total Cost of Ownership van uw producten enorm, zonder dat u dit vaak in de gaten hebt. Door het optimaliseren van het leveranciersbestand bespaart u werkuren en kunt u met minder collega’s hetzelfde werk verzetten. Een goede stap in de richting om de Total Cost of Ownership van uw producten te verlagen.

Aan de hand van onderstaand stappenplan optimaliseert u het leveranciersmanagement van uw bedrijf:

Optimaliseer uw leveranciersbestand stappenplan

Start met routineproducten

Snijden in het leveranciersbestand staat misschien niet bovenaan het lijstje bij uw organisatie. Toch is hier een echte ‘’quick win’’ te behalen. Het aankopen van routineproducten (zoals C-parts) neemt 80% van de beschikbare mens- en systeemcapaciteit van de inkoopafdeling in beslag, terwijl routineproducten slecht 20% van de productwaarde vertegenwoordigen.

De tijdsbesparing levert onderaan de streep een enorme geldbesparing op, waardoor de Total Cost of Ownership van uw producten dalen. Daarnaast heeft uw inkoopafdeling meer tijd om processen te verbeteren met partijen die doorslaggevend zijn voor uw eindproducten.

Routine producten optimaliseren

3. Product en proceskwaliteit

Kwalitatieve onderdelen en componenten zijn voor productie- en assemblagebedrijven uiterst belangrijk. Onderdelen van onvoldoende kwaliteit kunnen desastreuze gevolgen hebben voor een organisatie, door bijvoorbeeld reputatieschade, downtime en vertragingen in productie. Een terugroepactie is al helemaal kostbaar voor een organisatie.

Bovenstaande voorbeelden kunnen de Total Cost of Ownership aanzienlijk beïnvloeden. In deze situatie geldt: voorkomen is beter dan genezen. Vandaar dat een organisatie er ook goed aan doet om te investeren in kwaliteitsbewaking van aangeleverde onderdelen en componenten. Een aantal stappen die u zelf kunt zetten op gebied van kwaliteitsbewaking zijn:

Breng per onderdeel, product en assemblage in kaart aan welke normen het moet voldoen

Het is verstandig om in kaart te brengen aan welke kwaliteitsnormen elk onderdeel of component moet voldoen. Heeft u een goed beeld van de kwaliteitsnormen, dan kunt u ook bepaalde eisen stellen aan uw leveranciers om een bepaalde kwaliteit te waarborgen. Anderzijds hoeft niet ieder artikel aan de hoogste normen te voldoen. De hoogste kwaliteitsstandaarden komt ook tegen een hogere prijs en dat beïnvloedt de Total Cost of Ownership van een product terwijl het niet per se nodig is. Stel hoge kwaliteitseisen daar waar ze belangrijk zijn.

Evalueer uw leveranciers

Eventueel is dit onderdeel ‘’evalueer uw leveranciers’’ samen te voegen met de stappen uit voorgaande hoofdstuk. Middels een audit van uw leveranciers krijgt u inzichten in de kwaliteitsnormen die zij hanteren voor haar onderdelen en componenten en u weet wat u kan verwachten van uw toeleveranciers. Voldoet een leverancier niet aan uw kwaliteitseisen? Dan is het ook goed te verantwoorden bij het optimaliseren van het leveranciersbestand. Laat indien mogelijk uw leverancier aantonen dat de kwaliteit geborgd is.

Kwaliteitscontrole en garantie door een toeleverancier

Geen enkele leverancier levert hetzelfde kwaliteitsniveau. Zij hanteren verschillende in- en uitgangscontroles. Kwaliteitsbewaking per leverancier is een tijdrovende klus. Zonde, want hierdoor loopt de Total Cost of Ownership van een product onnodig op. Het biedt voordelen om al deze leveranciers en werkzaamheden voor kwaliteitsbewaking onder te brengen bij een supply chain partner. Deze organisatie verzorgt kwaliteitscontrole van alle onderdelen en componenten en biedt garantie voor uw inkopen.

Aan de slag met Total Cost of Ownership methode in uw organisatie?

De Total Cost of Ownership benadering laat productie- en assemblagebedrijven bewegen om effectiever te produceren tegen lagere kosten per product. Een strategische aanpak die tot in de puntjes doorgevoerd kan worden. En terecht in ons inziens, want een reductie in Total Cost of Ownership verbetert uiteindelijk bedrijfsprocessen en -resultaat van de organisatie.

Het in kaart brengen van uw voorraden, leveranciersbestand en doorvoeren van bijbehorende actiepunten is een goede eerste stap om Total Cost of Ownership te implementeren in uw organisatie. Het efficiënter inrichten van kwaliteitsbewaking voorkomt nadelige gevolgen die een negatief effect kunnen hebben op de Total Cost of Ownership van de producten.

Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van het artikel of bent u ook voorstander van de Total Cost of Ownership methode, maar heeft u uitdagingen om dit te implementeren in uw productie -of assemblagebedrijf? Neem dan contact met ons op. Als toeleverancier van C-parts en maatwerk componenten omarmen wij Total Cost of Ownership al jaren en helpen wij dagelijks onze klanten met het succesvol denken in de gedachte van TCO.